Wenn Gäste nach einer langen Anreise vor verschlossener Rezeption stehen, beginnt der Aufenthalt mit Stress statt mit Vorfreude. Für Hotels ist das gleich doppelt problematisch: Das Team gerät unter Druck und der erste Eindruck leidet.

Genau hier zeigt sich, wie sinnvoll ein digitaler Check-in im Hotel sein kann. Nicht als Technik-Spielerei, sondern als praktische Lösung für späte Anreisen, Personalmangel und wiederkehrende Rückfragen. Wer den Prozess sauber aufsetzt, entlastet die Rezeption und macht es Gästen gleichzeitig einfacher.

Warum der klassische Check-in oft zum Engpass wird

Viele Hotels arbeiten beim Empfang noch stark manuell. Das funktioniert an ruhigen Tagen. Sobald aber mehrere Anreisen gleichzeitig eintreffen, eine Veranstaltung in der Stadt läuft oder das Team knapp besetzt ist, kippt der Ablauf schnell.

Typische Folgen sind:

• • • wartende Gäste an der Rezeption
    • unnötige Rückfragen zu Anreise, Zugang oder Parken
    • erhöhter Abstimmungsaufwand im Team
    • Unsicherheit bei Anreisen außerhalb der Öffnungszeiten

Gerade kleinere und mittelgroße Hotels spüren diesen Druck besonders. Denn der Anspruch der Gäste ist längst ein anderer: Sie erwarten Flexibilität, klare Informationen und einen reibungslosen Start in den Aufenthalt. Genau diese Entwicklung wird auch in unserem Buch „Das digitale Hotel“ deutlich beschrieben.

Was ein digitaler Check-in im Hotel konkret verbessert

Ein guter digitaler Check-in ersetzt nicht die Gastfreundschaft. Er schafft Freiraum dafür.

1. Weniger Belastung an der Rezeption

Wenn Gäste ihre Daten vorab übermitteln, Zahlungen vorbereiten und wichtige Hinweise schon vor der Anreise erhalten, entfallen viele Routineaufgaben. Das Team muss nicht jede Ankunft komplett manuell begleiten.

2. Bessere Anreise außerhalb der Öffnungszeiten

Ein Check-in außerhalb der Öffnungszeiten wird planbar, wenn Zugänge, Codes oder Schlüsselausgabe klar organisiert sind. Der Gast weiß vorab, was zu tun ist. Das Hotel reduziert gleichzeitig Improvisation und Notfallanrufe.

3. Klarere digitale Gästekommunikation

Ein digitaler Prozess funktioniert nur dann gut, wenn die Kommunikation mitgedacht wird. Gäste brauchen vor der Anreise eine verständliche Schritt-für-Schritt-Info: Wann kommt die Nachricht? Wo finden sie den Zugang? Was passiert bei Rückfragen? Wer diese Punkte sauber löst, senkt Frust auf beiden Seiten.

So sieht eine praxistaugliche Lösung aus

In der Praxis muss nicht sofort alles vollautomatisiert sein. Oft reicht schon ein gut abgestimmter Ablauf aus mehreren Bausteinen:

• • • Online-Check-in vor Anreise
    • automatisierte Pre-Stay-Mail mit allen wichtigen Infos
    • digitale oder klar geregelte Schlüsselübergabe
    • einfache Kontaktmöglichkeit bei Problemen
    • Schnittstellen zum PMS, damit keine doppelten Eingaben entstehen

Entscheidend ist nicht, wie modern das Tool klingt. Entscheidend ist, ob der Ablauf zu Ihrem Hotel passt. Ein Stadthotel mit vielen Spätanreisen braucht eine andere Lösung als ein Ferienhotel mit saisonalen Stoßzeiten.

Beispiel aus dem Hotelalltag

Stellen Sie sich ein kleineres Hotel vor, in dem zwischen 18:00 und 20:00 Uhr die meisten Gäste anreisen. Gleichzeitig läuft der Restaurantbetrieb, das Telefon klingelt und zwei Mitarbeitende sind krank. Ohne klaren digitalen Ablauf entsteht sofort Hektik.

Mit einem durchdachten kontaktlosen Check-in sieht die Situation anders aus: Gäste erhalten vorab ihre Informationen, geben ihre Daten digital ein und wissen genau, wie sie bei später Anreise ins Zimmer kommen. Die Rezeption muss nicht jeden einzelnen Schritt neu erklären. Das Team hat mehr Ruhe für persönliche Fragen, Beschwerden oder besondere Wünsche.

Das Ergebnis ist kein kalter Prozess, sondern mehr Verlässlichkeit. Und genau das spüren Gäste.

Fazit: Digitalisierung dort einsetzen, wo sie wirklich entlastet

Ein digitaler Check-in im Hotel lohnt sich vor allem dann, wenn er ein konkretes Problem löst: Personalengpässe, späte Anreisen, wiederkehrende Rückfragen oder unnötige Reibung beim Empfang. Wer hier sinnvoll digitalisiert, verbessert nicht nur Abläufe, sondern oft auch den ersten Eindruck des gesamten Aufenthalts.

Wenn Sie herausfinden möchten, welche Form von digitalem Check-in zu Ihrem Hotel, Ihrem Team und Ihren Gästen passt, lohnt sich ein unverbindlicher Blick von außen. In einem Gespräch mit Digital Hoch 5 lässt sich schnell klären, welche Lösung wirklich entlastet, welche Systeme zusammenspielen sollten und wie ein sinnvoller nächster Schritt für Ihren Betrieb aussehen kann.

Für weitere interessante Einblicke und Möglichkeiten der Digitalisierung Ihres Hotels werfen Sie gerne auch einen Blick in unseren Expertenratgeber „Das digitale Hotel”. Klicken Sie dazu einfach hier.

Viele Hoteliers kennen das: Das Haus ist liebevoll geführt, die Gäste vor Ort sind zufrieden – trotzdem bleiben die Anfragen über die Website hinter den Erwartungen zurück. Wenn Sie Ihren Hotelnamen oder Begriffe wie „Hotel in [Ihrer Stadt]“ googeln und Ihr Haus erst weit unten oder gar nicht auftaucht, haben Sie ein Sichtbarkeitsproblem.

Was „unsichtbar bei Google“ in der Praxis bedeutet

• • • Sie tauchen nur bei der Suche nach Ihrem exakten Hotelnamen auf – aber nicht bei allgemeinen Suchanfragen wie „Hotel in [Stadt]“ oder „Wellnesshotel [Region]“.
    • In Google Maps werden zuerst andere Häuser angezeigt, obwohl diese auf den ersten Blick nicht besser sind.
    • OTA-Plattformen wie Booking.com dominieren die Suchergebnisse und Ihre eigene Seite spielt kaum eine Rolle.

Die 4 häufigsten Gründe, warum Hotels bei Google unsichtbar sind

1. Veraltete oder schwache Hotel-Website

• • • Die Seite ist nicht mobil-optimiert (kein „Responsive Design“).
    • Bilder sind unscharf oder zu groß, die Ladezeit ist schlecht.
    • Es gibt keine klaren Buchungsaufrufe („Jetzt buchen“, „Unverbindlich anfragen“).
    • Wichtige Informationen (Preise, Angebote, Lage, Kontakt) sind schwer zu finden.

2. Fehlende SEO-Basics auf der Seite

• • • Jede Seite braucht einen klaren Seitentitel (Title Tag) und eine passende Seitenüberschrift (H1), z.B. „4-Sterne-Hotel in Osnabrück – Ihr Stadthotel mit Frühstück“.
    • Texte enthalten keine oder die falschen Suchbegriffe (z.B. nur „Willkommen“ statt „Hotel in [Stadt]“).
    • Inhalte sind zu kurz, zu allgemein oder stark von Mitbewerbern abgeschrieben.
    • Es gibt keine klaren Unterseiten z.B. für Zimmerkategorien, Tagungen, Wellness oder Restaurant.

3. Google-Unternehmensprofil und Maps nicht gepflegt

• • • Profil nicht verifiziert oder nur halb ausgefüllt.
    • Falsche oder veraltete Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Kategorien.
    • Wenige oder veraltete Fotos.
    • Kaum Bewertungen oder negative Bewertungen ohne professionelle Antwort.

4. Zu wenig aktuelle Inhalte und Bewertungen

• • • Aktuelle Bewertungen auf Google, Booking & Co.
    • Neuigkeiten, Angebote und Geschichten auf Ihrer Website.
    • Inhalte, die echte Fragen Ihrer Gäste beantworten (z.B. „Parken am Hotel“, „Wellnessbereich“, „Frühstückszeiten“).

Was Sie kurzfristig selbst verbessern können

1. Schneller Sichtbarkeits-Check

• • • Suchen Sie nach Ihrem Hotelnamen + Stadt. Erscheinen Website und Google-Eintrag sauber?
    • Suchen Sie nach „Hotel in [Ihre Stadt]“ oder „Tagungshotel [Region]“. Taucht Ihr Haus überhaupt auf, und wenn ja, auf welcher Seite?
    • Öffnen Sie Ihre Website auf dem Smartphone. Lädt sie schnell? Ist alles gut lesbar, ohne zoomen zu müssen?

2. Fokussierte Verbesserungen an der Website

• • • Startseite schärfen: Klar sagen, was Sie sind (z.B. „Familiengeführtes 3-Sterne-Hotel in [Stadt] mit zentraler Lage“).
    • Klare Call-to-Actions: Deutliche Buttons wie „Jetzt direkt buchen“ oder „Unverbindliches Angebot anfordern“.
    • Mobilfreundlichkeit prüfen: Wenn Ihre Seite auf dem Smartphone schlecht aussieht, ist ein Website-Relaunch oft der effektivste Hebel.

3. SEO-Basics umsetzen

• • • Einen klaren Titel mit Standort und Angebot vergeben.
    • Eine aussagekräftige Überschrift (H1) nutzen.
    • Im Text Begriffe verwenden, nach denen Ihre Gäste tatsächlich suchen, z.B. „Hotel in [Stadt] mit Parkplätzen“, „Tagungsräume in [Region]“, „Wellnesshotel nahe [Sehenswürdigkeit]“.

4. Google-Unternehmensprofil aufräumen

• • • Alle Stammdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, Website, Öffnungszeiten) prüfen und korrigieren.
    • Passende Kategorie wählen (z.B. „Hotel“, „Tagungshotel“ etc.).
    • Aktuelle, hochwertige Fotos hochladen (Zimmer, Lobby, Frühstück, Außenansicht).
    • Einfache, aber freundliche Antworten auf vorhandene Bewertungen schreiben.

Wann sich professionelle Unterstützung lohnt

• • • Es fehlt ein klarer Plan, welche Maßnahmen in welcher Reihenfolge wirklich etwas bringen.
    • Website, Buchungssystem, Google-Profil und OTAs greifen nicht sauber ineinander.
    • Im Alltag bleibt schlicht keine Zeit, sich tiefer in SEO, Technik und Auswertung einzuarbeiten.

• • • Analyse Ihrer aktuellen Sichtbarkeit.
    • Klare Prioritäten: Welche Maßnahmen bringen die größte Wirkung für mehr Direktbuchungen?
    • Umsetzung oder Begleitung bei Relaunch, SEO, Google-Profil und laufender Optimierung.

Fazit: Sichtbarkeit ist kein Zufall – sondern Ergebnis klarer Entscheidungen

• bei relevanten Suchanfragen häufiger gefunden,
• unabhängiger von OTAs,
• stärker über Direktbuchungen ausgelastet.

Nächster Schritt: Unverbindlich prüfen, wo Ihr Hotel steht

• • • wie sichtbar Ihr Hotel aktuell bei Google & Co. ist,
    • wo Sie kurzfristig ansetzen können,
    • und welche mittelfristigen Maßnahmen sinnvoll sind, um mehr Direktbuchungen zu erzielen.

Sie wollen mit Ihrer Unterkunft sichtbar bleiben und bewerben sie daher in verschiedenen Buchungsportalen?

Die Nachteile liegen auf der Hand: Provisionszahlung, Doppelbuchungen, Hoher Verwaltungsaufwand. Das muss aber nicht sein!

Ein eigenes zentrales Buchungssystem bietet nämlich folgende Vorteile:

Erstens: Synchronisation

Egal über welchen Kanal die Buchung kommt, das System verwaltet die Verfügbarkeit des Zimmers in allen Buchungsplattformen, sodass es zu keiner Doppelbuchung mehr kommt.

Zweitens: Zeitersparnis

Sie müssen nicht mehr alle Buchungen manuell in eine Excel-Tabelle überführen, um einen Überblick zu haben. Das System schafft Ihnen diese Übersicht automatisch: als Tabelle und im Kalender!

Drittens: Automatisierungen

Durch den digitalen Check-In oder automatisierten Rechnungen sparen Sie viel Zeit, die Sie wieder in die Gästebetreuung investieren können.

Ein Buchungssystem hat aber noch viel mehr zu bieten.

Sie erhalten viele Buchungen über Buchungsportale, müssen aber bei jeder Buchung eine Provision bezahlen und die Verfügbarkeiten managen?

Das ist schließlich der Preis dafür, dass Sie dort überhaupt sichtbar sein dürfen.

Aber stellen Sie sich mal vor, Sie erhalten mehrheitlich Buchungen ohne eine Provision zahlen zu müssen.

Die Lösung dafür ist ein eigenes digitales Buchungssystem auf Ihrer Website. Die Kunden können weiterhin über Buchungsportale oder über Ihre Website buchen. Um den Rest kümmert sich das System selbst.

Die Verfügbarkeiten werden nach einer Buchung mit allen Portalen automatisch kommuniziert, sodass es nicht zu einer Doppelbuchung kommen kann.

Über eine zentrale Stelle können Sie komfortabel Preis, Verfügbarkeit, Rechnungen und das Ein- und Auschecken verwalten.

Sie sparen damit also nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit. Wir finden gerne das passende Buchungssystem für Sie raus und richten es ein.

Eine standartisierte Handlungsanleitung für die Digitalisierung Ihres Hotels gibt es nicht. Wenn Sie diese 4 Bereiche in Ihrer Digitalisierungs-Strategie beleuchten, kommen Sie halb so weit:

Erstens: Digitale Sichtbarkeit

Bestimmen den Weg, wie Sie über die eigene Website, über Buchungsplattformen und mit Social Media omnipräsent sein können und durch Suchmaschinen schnell gefunden werden können.

Zweitens: Digitales Marketing

Perfekt, wenn Sie bereits präsent sind, aber Ihre Umsätze steigern wollen. Hier definieren Sie, über welche Kanäle, Sie welche Marketing Maßnahmen umsetzen.

Drittens: Digitale Prozesse

Sparen Sie Zeit, Geld und Personal für die alltäglichen Arbeiten. In diesem Bereich bestimmen Sie Wege, wie Sie Prozesse digitalisieren und automatisieren.

Viertens: Digitale Kundenbindung

Perfekt auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt, verwandeln Sie jeden potenziellen Kunden zu einem Stammgast. Hier geht es darum, wie Technologie die Kundenzufriedenheit erhöhen kann.

Achten Sie also darauf, dass Sie Ihr digitales Ökosystem auf diesen 4 Grundpfeilern aufbauen.

Digitalisierung in der Hotel-Branche ist wie eine große Welle – entweder Sie reiten drauf oder sie werden überschwemmt.

Von wo starten Sie das Rennen? Sind Sie an der Spitze oder bilden Sie das Schlusslicht?

Wir nennen Ihnen drei Gründe, warum Sie sich mit Digitalisierung beschäftigen sollten:

Erstens: Die Zukunft ist ungewiss

Die Pandemie hat gezeigt, dass schwere Zeiten kommen können, die uns alle fordern können. Wer in solchen Zeit digital sichtbar bleibt und entsprechende Angebote schafft, kann überleben.

Zweitens: Die Konkurrenz schläft nicht

Der Wandel hat bereits begonnen und das Kundenverhalten hat sich geändert. Ihre Mitbewerber wissen sich bereits mit Technologie auszuhelfen.

Drittens: Sie können Zeit, Geld und Personal sparen

Durch automatisierte Prozesse und weniger Aufwand für die Verwaltung haben Sie am Ende mehr Zeit für Ihre Gäste, höhere Umsätze durch mehr Buchungen und weniger Ausgaben durch Kosteneinsparungen.

Sie brauchen auf diesem Wege einen starken Partner – wir stehen bereit!

Gäste vergleichen Hotels vor Ihrer Reise. Wenn Sie da nicht herausstechen, haben Sie schlechte Karten. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Maßnahmen Sie bessere Karten haben.

Erstens: Vergleichen, Sie bevor es die Gäste tun

Wer seine Mitbewerber nicht kennt, kann auch nicht wissen, nach welchen Kriterien die Gäste entscheiden. Analysieren Sie daher sehr genau, wie Ihre Mitbewerber aufgestellt sind.

Zweitens: Professionelle Sichtbarkeit

Der erste Eindruck zählt – auch bei Hotelbuchungen. Investieren Sie daher in professionelle Fotos, Videos, Websites oder virtuelle Touren. Wer visuell auffällt, fällt nicht durch das Raster.

Drittens: Negative Bewertungen

Lesen Sie genau, was Gäste bei Ihren Mitbewerbern kritisieren. Machen Sie sich die Kritik zu Ihrem eigenen Vorteil, indem Sie die Sache viel besser umsetzen.

Spannend?

Das beste Hotel bekommt nicht die meisten Buchungen, wenn es nicht professionell vermarktet wird. Doch woher sollen Sie wissen, wie digitales Marketing für Ihr Hotel funktionieren soll?

Wir zeigen Ihnen drei Vorteile einer digitalen Marketing-Strategie:

Erstens: Individuell und wirkungsvoll

Wenn Sie die Strategie aus der Perspektive Ihrer Kunden erstellen, dann werden Sie auch nur die Maßnahmen umsetzen, die tatsächlich relevant sind und die größte Wirkung erzeugen.

Zweitens: Durchdacht und kosteneffizient

Bilden Sie in Ihrer Strategie Szenarien für mögliche Kundeninteraktionen ab und überlegen Sie, welche relevanten Maßnahmen den Kunden am besten abholen und sie zu einer Buchung lotsen.

Drittens: Unterstützung durch einen Partner

Tüfteln Sie nicht lange und verschwenden Sie keine Zeit. Finden Sie einen spezialisierte Partneragentur, die Ihnen die Arbeit in der Planung und Durchführung abnimmt.

Wir verstehen uns als Ihr Sparring-Partner!

Sie sind es satt, ständig Kunden zu verlieren, weil Sie sich nicht von Ihrer Konkurrenz richtig abheben können? Dann haben wir 3 gute Gründe, warum Sie sich für eine virtuelle Tour entscheiden sollten.

Erstens: Es ist Interaktiv.

Ihre potenziellen Kunden haben mit virtuellen Touren die Möglichkeit, Ihre Unterkunft realitätsgetreu zu erkunden. Mit anklickbaren Infopunkten erhalten Sie weiterführende Informationen, ohne die Tour zu verlassen.

Zweitens: Easy-to-use

Man braucht weder spezielle Geräte noch eine App, um sich die virtuelle Tour anzuschauen. Eingebettet in Google Maps und auf Ihrer Website, kann sie jeder über einen Browser betrachten.

Drittens: Einzigartigkeit, die nicht zu überbieten ist

Anders als bei Fotos, sehen die Nutzer keine aufgehübschten und makellosen Fotos, sondern eine authentische Momentaufnahme Ihrer Unterkunft, so wie sie ist. Dadurch bauen Sie viel schneller Vertrauen auf und glänzen mit modernster Technologie.

Wir sind sicher: Sie haben mindestens einen guten Grund für sich gefunden, um eine virtuelle Tour einzusetzen. Wenn Sie uns eine Nachricht schreiben, können wir sofort loslegen!

Virtuelle Rundgänge sind die neue Art, sich im Internet zu präsentieren. Statische Bilder mussten schon lang das Zepter abgeben.

Mit diesen 3 Schritten ist Ihre Unterkunft ruckzuck in der virtuellen Realität:

Erstens: Schreiben Sie uns eine Nachricht und wir klären Sie über den Prozess und über die Kosten auf.

Zweitens: Vereinbaren Sie einen Shooting-Termin. Wir kommen vorbei und erfassen die Unterkunft in wenigen Stunden.

Drittens: Die Ergebnisse bewundern! Nachdem wir die Nachbereitung abgeschlossen haben, veröffentlichen wir die Tour auf Ihrer Website und in Google Maps.

Sie sehen, wie einfach das Ganze ist!